Datenschutzerklärung

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen gemäß Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an hendrik.reddig@avireo.de.

a) Beim Besuch unserer Website
Beim Aufruf unserer Website überträgt Ihr Browser automatisch folgende Daten an unseren Server:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Browser-Typ und -Version, Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) zur Sicherstellung des technischen Betriebs. Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

b) Bei der Registrierung
Wenn Sie sich für Avireo registrieren, erheben wir folgende personenbezogenen Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

c) Bei der Nutzung der Plattform
Im Rahmen der Plattformnutzung werden die von Ihnen erfassten Klientendaten und Dokumente verarbeitet. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Ihre Weisung hin. Sie sind insoweit selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; Avireo agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird bei Vertragsschluss abgeschlossen und auf Anfrage an hendrik.reddig@avireo.de bereitgestellt.

d) Kontaktaufnahme
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular speichern wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine der folgenden Rechtsgrundlagen vorliegt:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Sie haben Ihre Einwilligung gegeben (z. B. für Cookies)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung ist zur Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen überwiegen

Alle Plattformdaten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU/des EWR gespeichert und verarbeitet. Der Hostingvertrag enthält einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Google Fonts: Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten werden Schriftdateien beim Seitenaufruf von Servern der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt; eine Übermittlung an die Google LLC in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche, performante Darstellung der Website).

Avireo nutzt technisch notwendige Speichertechnologien (localStorage, Session-Cookies), um die Funktionsfähigkeit der Plattform sicherzustellen. Dazu gehört insbesondere die Speicherung des Authentifizierungs-Tokens nach dem Login.

Diese Technologien sind für den Betrieb der Plattform zwingend erforderlich und werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG ohne gesonderte Einwilligung eingesetzt. Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies gesetzt (zur cookielosen Reichweitenmessung siehe Abschnitt 7).

Zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website setzen wir die Open-Source-Webanalyse-Software Matomo ein. Matomo wird in einer cookielosen Konfiguration betrieben: Es werden keine Cookies gesetzt und keine geräteübergreifenden Profile gebildet. Erfasst werden u. a. aufgerufene Seiten, Referrer, Browser-Typ und eine gekürzte (anonymisierte) IP-Adresse.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Gestaltung und Reichweitenmessung unserer Website). Die Daten werden auf einem von uns kontrollierten Server verarbeitet und nicht an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), z. B. per E-Mail an hendrik.reddig@avireo.de.

Avireo bietet KI-gestützte Funktionen an, z. B. Formulierungshilfen, Grammatik- und Richtlinienprüfungen, Zusammenfassungen, Berichtsentwürfe sowie die Transkription von Audioaufnahmen. Hierfür setzen wir als Auftragsverarbeiter Amazon Web Services EMEA SARL (38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg) mit folgenden Diensten ein:

• Amazon Bedrock — Textverarbeitung durch KI-Sprachmodelle. Zum Einsatz kommen Modelle von Anthropic (Claude) sowie von OpenAI, jeweils betrieben über Amazon Bedrock innerhalb der AWS-Infrastruktur; ein Mischbetrieb beider Modellfamilien ist möglich.
• Amazon Transcribe — Umwandlung von Audioaufnahmen (Diktaten) in Text.
• Amazon S3 — kurzzeitiger Transitspeicher für Audiodateien während der Transkription.

Verarbeitungsort: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in AWS-Regionen innerhalb der EU (primär Frankfurt am Main, eu-central-1). Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Grundlage der Auftragsverarbeitung ist das AWS Data Processing Addendum einschließlich EU-Standardvertragsklauseln; AWS verfügt über einschlägige Nachweise (u. a. BSI C5, ISO 27001).

Keine Speicherung, kein Training: Eingaben und Ergebnisse der KI-Verarbeitung werden von AWS nicht gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Protokollierung von Modell-Eingaben/-Ausgaben (Invocation Logging) ist deaktiviert; der Nutzung von Inhalten zur Serviceverbesserung wurde widersprochen (AI-Services-Opt-out).

Pseudonymisierung: Vor jeder textbasierten KI-Verarbeitung werden personenbezogene Angaben (Namen, Adressen, Geburtsdaten, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) automatisch durch Platzhalter ersetzt. Die Zuordnung existiert nur flüchtig für die Dauer der Anfrage auf unseren Servern und wird weder gespeichert noch an AWS übermittelt. Audioaufnahmen werden zur Transkription unverändert übertragen und unmittelbar nach Abschluss der Transkription gelöscht (Transitspeicherung im Minutenbereich, spätestens nach 24 Stunden automatisch).

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Klientendaten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO auf Weisung des jeweiligen Verantwortlichen; AWS ist insoweit Unterauftragsverarbeiter. Nutzer werden in der Anwendung darauf hingewiesen, keine Klarnamen in Freitexte einzugeben.

Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn:

• Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• dies zur Vertragserfüllung notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder
• die Weitergabe an Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO erfolgt.

Aktuell eingesetzte Auftragsverarbeiter:

• uvensys GmbH, Robert-Bosch-Straße 4b, 35440 Linden, Deutschland — Hosting (siehe Abschnitt 5)
• Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg — KI-Funktionen und Transkription über Amazon Bedrock, Amazon Transcribe und Amazon S3, EU-Regionen (siehe Abschnitt 8)

Eine Übermittlung an Drittländer außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht, sofern kein angemessenes Datenschutzniveau nachgewiesen ist (Art. 44 ff. DSGVO). Zum Abruf von Google Fonts siehe Abschnitt 5.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Nutzerkontodaten: Bis zur Löschung des Kontos, spätestens 6 Monate nach Vertragsende
• Server-Logfiles: 14 Tage
• Kontaktanfragen: Nach abschließender Bearbeitung, sofern keine Aufbewahrungspflichten gelten
• Steuerrelevante Daten: 10 Jahre (§ 147 AO)
• Klientendaten auf der Plattform: Gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag und Weisung des Verantwortlichen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: hendrik.reddig@avireo.de

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Hamburg:

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzerinnen und Nutzer per E-Mail.

Stand dieser Datenschutzerklärung: August 2026